PeopleUP Oy:n rekisteriseloste ja tietosuojalauseke

PeopleUP Oy (jäljempänä ”PeopleUP”)on sitoutunut suojaamaan palveluidensa käyttäjien yksityisyyttä EU: yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679), kansallisen henkilötietolain (523/1999) sekä muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

PeopleUP ylläpitää asiakasrekisteriä. Rekisteriselosteissa esiteltyjä henkilötietoja käsitellään, jotta voimme tuottaa asiakkaille palveluitamme.

 

Rekisterinpitäjä

PeopleUP Oy

Y-tunnus: 2404272-3

 

Yhteystiedot

mira.pakarinen@peopleup.fi

+358 400 288 232

 

 

  1. Rekisterin nimi ja käyttötarkoitus

PeopleUP asiakasrekisteri

 

Rekisterin tarkoituksena on asiakkaan ja rekisterinpitäjän asiakassuhteen hoitaminen, palveluiden toteuttaminen sekä liiketoiminnan analysointi ja kehittäminen. Rekisteriin kerätään vain tietoja, jotka ovat tarpeellisia asiakassuhteen hoitamisen kannalta. Käyttäjä hyväksyy tämän rekiseriselosteen ja tietosuojalausekkeen ehdot tilaamalla tai käyttämällä palvelujamme ja/tai allekirjoittamalla valmennus tai coachingsopimuksen.

 

 

  1. Rekisterin tietosisältö

 Rekisteri voi sisältää mm. seuraavia perustietoja: nimitiedot, asema, asiakasyritys, osoite (laskutusosoite, postiosoite, sähköpostiosoite), puhelinnumero, syntymäaika, yritykseen liittyvät julkiset tiedot, asiakkuuteen liittyvät tiedot kuten palautteet, arvioinnit, tapaamisiin ja koulutuksiin liittyvät sähköpostiliikenne sekä muut mahdolliset esimerkiksi lain perusteella tarvittavat tiedot

 

  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot saadaan säännönmukaisesti asiakkaalta/asiakasyritykseltä itseltään joko sähköpostitse, puhelimitse, käyntikorttina, yhteydenottolomakkeella, valmennuksiin, coachingiin osallistuneiden kertomana ja/tai valmennuksissa tukena käytettävien arviointityökalujen ja kyselyiden vastauksina tai muulla vastaavalla tavalla tai julkisista ja kaupallisista lähteistä.

 

  1. Tietojen luovuttaminen

 Rekisteriin tallennettuja tietoja voidaan välittää rekisterinpitäjän kanssa sopimussuhteessa oleville valmentajille sekä alihankkijoille, joita sitoo sopimukseen perustuva salassapitovelvollisuus. Tietoja saatetaan luovuttaa myös muussa liiketoiminnan (mm. taloushallinto) toteuttamisen edellyttämissä rajoissa. Kumppanimme käsittelevät tietoja aina luottamuksellisesti eivätkä luovuta niitä kolmansille osapuolille.

 

Asiakasrekisterissä olevia tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei se ole esim. tietojen teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttamisen kannalta tarpeellista. Silloinkin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.

 

 

  1. Rekisterin suojausperiaatteet

 Rekisteriä käytetään verkkoympäristössä ja sen sisältämät tiedot on suojattu palomuurein, salasanoin ja muilla yleisesti hyväksytyillä teknisillä keinoilla.

 

Ainoastaan erikseen määritellyille ja yksilöidyille rekisterinpitäjän työntekijöille voidaan myöntää pääsy rekisteriin, mikäli se on edellytys tehtävien hoitamiseen. Edellä mainitun henkilön siirtyessä toisiin tehtäviin tai toisen työnantajan palvelukseen, päättyy myös käyttöoikeus. Samoin rekisterinpitäjän toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöille saatetaan myöntää pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä tilapäisellä käyttöoikeudella, mikäli se on välttämätöntä esimerkiksi järjestelmien huoltoon, ylläpitämiseen tai muuhun siihen verrattavaan liittyen.

 

PeopleUP säilyttää henkilötietoja vähimmäismäärän käyttötarkoitukseen nähden. Asiakkaiden henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun on perusteltua asiakkuuden hoitamisen kannalta.

Tietoja voidaan sälyttää vielä asiakkuuden päättymisen jälkeen siltä osin, kuin on tarkoituksenmukaista ottaen huomioon, että asiakkuus saattaa vielä jatkua myöhemmin.

 

Ellei Toimeksiantaja rekisterinpitäjän ominaisuudessa muuta kirjallisesti ohjeista, niin loppuasiakkaiden henkilötietoja säilytetään aina siten, että vain prosessin tuottamisessa mukana olevat henkilöt voivat yhdistää ne loppuasiakkaaseen. PeopleUP ja mahdollinen palvelun toteuttava alihankkija tuhoavat kaikki loppuasiakkaiden henkilötiedot luotettavalla tavalla palveluprosessin päätyttyä, lukuun ottamatta sopimuksia, jotka säilytetään 18kk allekirjoituksen päivämäärästä, ellei toisin sovita.

 

 

  1. Automaattinen päätöksen teko ja profilointi

 PeopleUP ei käytä asiakasrekisterin tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

 

 

  1. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus pyytää sinusta kerättyjä tietoja nähtäville sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista, poistamista tai pyytää käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa tietojen käsittelyä. Mikäli kyseessä on sähköisesti tuotettu tieto jonka käsittely ei perustu lakiin, on sinulle myös oikeus saada sinusta kerätyt tiedot siirretyksi sähköisesti järjestelmästä toiseen.

 

 

  1. Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen sekä henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Jos rekisteröity haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot, on hänen toimitettava kirjallinen pyyntö rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää korjaamaan tai poistamaan häntä koskevat vanhentuneet, puutteelliset, virheelliset tai tarpeettomat tiedot. Korjauspyyntö tulee tehdä kirjallisessa ja selkeästi yksilöidyssä muodossa ja toimittaa rekisterinpitäjälle.

 

 

  1. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tehdä tietojesi käsittelystä valitus valvontaviranomaiselle. Toimivaltainen valvontaviranomainen Suomessa on tietosuojavaltuutetun toimisto www.tietosuoja.fi.

 

 

  1. Tietoturva

Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Esimerkkinä mainittakoon, että henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseksi.

 

Huomaa, että tarkoituksenmukaisetkaan toimenpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.

 

 

  1. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua esimerkiksi lainsäädännön tai yleisten käytäntöjen muuttumiseen.